Präambel
Der Verein „SV Lokomotive Blankenburg 1949 e.V.“ verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen seines Vereinszweckes (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
1. Grundsätzliches
1.1. Gesetzliche Grundlagen
Im Verein werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, nur in manueller Dokumentation. Der Verein unterliegt damit den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG - neu) sowie der geltenden EU-Datenschutz – Grundverordnung (DSGVO).
1.2. Zulässigkeit der Datennutzung
Eine Datennutzung ist nur zulässig, sofern es eine Vorschrift des BDSG - neu, der DSGVO oder eine sonstigen Rechtsvorschrift erlaubt oder der Betroffene eingewilligt hat. Die Zulässigkeit der Datennutzung ergibt sich aus der DSGVO, Artikel 6 Ziffer 1 (b)
„ die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Antrag der betroffenen Person erfolgen“
Die Nutzung weiterer personenbezogener Daten, die über die notwendigen Daten zur Vertragserfüllung hinausgehen, ist nur mit Einwilligung des Betroffenen zulässig (DSGVO Art. 6 Ziffer 1 (a)
Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.
Nach Art. 7 (1) EU-DSGVO ist für eine Einwilligung keine besondere Form vorgeschrieben, sondern lediglich der Nachweis notwendig, dass die betroffene Person eingewilligt hat.
Als Einwilligungserklärung nutzt der Verein den Aufnahmeantrag der betroffenen Person.
Einwilligungen für die Datennutzung durch den Verein können durch den Betroffenen (Vereinsmitglied) widerrufen werden. Einwilligungen können auch durch Kinder und Jugendliche erfolgen, sofern sie in der Lage sind, die Konsequenzen der Verwendung ihrer Daten zu verstehen. Sofern eine derartige Verständnisfähigkeit zu verneinen ist, muss für die Datennutzung die Einwilligung eines Sorgeberechtigten erfolgen.
2. Erhebung personenbezogener Daten durch den Verein
2.1. Erhebung von Daten der Vereinsmitglieder
Folgende Daten sind notwendige Daten zur Verfolgung der Vereinsziele und zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder:
Diese Erfassung der Daten erfolgt ausschließlich über den Aufnahmeantrag des Vereins. Eine automatisierte Online Aufnahme als Mitglied ist nicht möglich. Der Antrag muss dem Vereinsvorstand schriftlich mit den Unterschriften vorliegen. Im Antragsformular werden die Mitglieder auf die Datenschutzordnung des Vereins hingewiesen und entsprechend belehrt.
(a) Vor- und Zuname
(b) Geschlecht
(c) Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
(d) Geburtsdatum ,
(e) Bankverbindung (freiwillige Angaben)
(f) Kommunikationsdaten wie Telefon, E-Mail (freiwillige Angaben)
Hinweis zu Bankverbindungen Kontodaten werden, soweit ein SEPA - Lastschrift-Mandat erteilt wird, im Rahmen der Abrechnung von Beiträgen und Gebühren gespeichert. Kontodaten von Vereinsmitgliedern, die nicht am Lastschriftverfahren teilnehmen, können nicht gespeichert werden, da der Verein keine elektronischen Kontoauszüge nutzt oder erhält.
Alle weiteren Daten, die vom Verein im Rahmen der Aufnahme als Mitglied, der Anmeldung zu Veranstaltungen oder sonstigen Datenerhebungen erfolgen, sind freiwillig. Hierauf wird bei Erhebung der Daten hingewiesen. Zu den freiwilligen Daten im Rahmen der Verwirklichung der Vereinsziele sowie der Verwaltung und Betreuung der Mitglieder gehören in nicht abschließender Aufzählung unter anderem: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Eintrittsdatum im Verein, Erklärungen zu Urheberrechten und Rechten am eigenen Bild, Bekleidungsgrößen, sportartenrelevante körperliche Beeinträchtigungen, Allergien, Kontodaten, Teilnahmen und Platzierungen an Wettkämpfen außerhalb des Vereins sowie sportliche Qualifikationen, die außerhalb des Vereins erworben wurden.
2.2 Erhebung von Daten Dritter
Der Verein erhebt und speichert Daten von anderen Personen (z.B. Angehörige und Sorgeberechtigte von Vereinsmitgliedern, Sponsoren, Kontaktdaten anderer Vereine) als von Vereinsmitgliedern nur, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes erforderlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Zu diesem Zwecke werden die Daten gem. Datensatz nach Pkt.2.1. a)-f) soweit erforderlich erhoben und gespeichert.
2.3 Erhebung von Personendaten mit besonderen Aufgaben des Vereins
Der Verein erhebt und nutzt personenbezogene Daten von Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern, Kassenprüfern sowie weiteren Funktionsträgern des Vereins, soweit diese Daten für die Verwirklichung der Vereinsziele, die Betreuung von Mitgliedern sowie die Verwaltung des Vereins notwendig sind. Über die unter Pkt.2.1. genannten Daten hinaus werden zu diesem Zwecke folgende Daten gespeichert:
Für die Funktionsträger liegen dem Verein die entsprechenden Verpflichtungserklärungen vor.
2.4 Erhebung von Daten von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins
2.4.1 Datenerhebung zur Abwehr von Angriffen auf die IT-Struktur
Der Verein erhebt und speichert im Rahmen eines Zugriffsprotokolls direkt beim Provider der Homepage die ungekürzte IP - Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffes sowie die URL, auf die zugegriffen wurde. Dies dient ausschließlich dazu, unberechtigte Zugriffe zu erkennen und durch geeignete Gegenmaßnahmen auszuschließen. Als unberechtigte Zugriffe werden insbesondere DDOS - Attacken, Zugriffsversuche auf geschützte Bereiche sowie Versuche der Übermittlung von Spam über Kontaktformulare oder Gästebuch bewertet. Die Zugriffsprotokolle werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Eine Auswertung der erhobenen Daten findet nur statt, wenn sich anhand der Protokollierung ein Anfangsverdacht auf Versuch der missbräuchlichen Erlangung von personenbezogenen Daten ergibt.
2.5 Informationspflicht
Bei der Erhebung personenbezogener Daten belehrt der Verein über die Zulässigkeit der Datennutzung nach Ziffer 1.2. dieser Datenschutzordnung. Zu diesem Zwecke wird die vorliegende Datenschutzordnung allen Mitgliedern sowie den betroffenen Dritten Personen (gem. Pkt.2.2.) zugängliche gemacht.
3. Speicherung personenbezogener Daten
3.1. Speicherung der Daten
Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.
3.2. Technische und organisatorische Maßnahmen
Der Verein trifft Maßnahmen nach Stand der Technik, um die Sicherheit personenbezogener Daten in manuellen Dokumenten zu gewährleisten. Hierzu gehören:
3.3. Datenverarbeitung im Auftrag
Datenverarbeitungen im Auftrag, von personenbezogenen Mitgliederdaten, finden nicht statt.
4. Nutzung von personenbezogenen Daten
4.1 Nutzung von Mitgliederdaten
Der Verein nutzt Daten ausschließlich für den Zweck der Verfolgung eigener Vereinsziele und zur Mitgliederbetreuung und Verwaltung.
4.2 Nutzung von Daten Dritter
Daten Dritter werden ausschließlich genutzt, soweit dies für die Verfolgung eigener Vereinsziele notwendig ist. Hierbei beschränkt sich die Nutzung auf diejenigen Zwecke, für die der Verein Daten erhoben oder erhalten hat.
4.3 Nutzung der Daten des Vereins für Spendenaufrufe und Werbung
Der Verein nutzt die Daten seiner Vereinsmitglieder nur für Spendenaufrufe und Werbung zur Erreichung der eigenen Ziele des Vereins. Die Nutzung von Mitgliederdaten für die Werbung Dritter erfolgt nicht.
5. Verarbeitung personenbezogener Daten und Übermittlung
5.1 Datenübermittlung an Vereinsmitglieder
Vereinsmitglieder haben, mit Ausnahme der Funktionsträger des Vereins, keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten anderer Mitglieder. Soweit im Einzelfall für die Organisation von Veranstaltungen notwendig, können jedoch Kontaktdaten in notwendigem Umfang an einzelne Mitglieder herausgegeben werden, ohne dass diese Funktionsträger sind, soweit die jeweils Betroffenen dem zustimmen.
5.2 Bekanntgabe zur Wahrnehmung satzungsmäßiger Mitgliederrechte
Nach Vereinssatzung ist eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, wenn 50% der stimmberechtigten Mitglieder, oder 2/3 der Mitglieder des Hauptausschusses dies schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe fordern. Zur Wahrnehmung dieses Rechtes kann es erforderlich sein, die Kontaktdaten (postalische Anschrift) aller Vereinsmitglieder an den Initiator herauszugeben. Hierbei muss dieser jedoch versichern, die Kontaktdaten aus- schließlich für den Zweck der Beantragung einer außerordentlichen Versammlung zu nutzen. Anstelle der Herausgabe der Kontaktdaten wird die Veröffentlichung des Antrages durch Rundschreiben oder Aushang favorisiert.
5.3 Mitteilungen in Aushängen
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, sowie des Sportbetriebes insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Sportveranstaltungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten, Wahlen im Internet und der Volksstimme bekannt. Dabei werden ggf. folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht:
Persönliche Daten einzelner Mitglieder des Vereins zusätzlich zu den o.g. Zwecken wie Jubiläen, Geburtstage usw. werden daher nicht mehr aus gehangen.
5.4. Weitergabe von Mitgliederdaten an Dachverbände und Organisationen
Als Mitglied von übergeordneten Dachverbänden, ist der Verein verpflichtet, Mitgliedsdaten an den übergeordneten Dachverband zu melden. Die Datenweitergabe an den Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S. d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar.
Der Verein ist Mitglied in folgenden Dachverbänden:
Die Landesverbände erhalten Daten nur auf Antrag des Vereins oder der Person auf schriftlichen Antrag ( siehe Tabelle).
Als Mitglied dieser Organisationen ist der Verein verpflichtet folgende Daten bei den folgenden Anlässen zu übermitteln:
Anlass
Daten
Meldungen zur Mitgliederstatistik :
Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum,
Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung der jeweiligen Dachverbände :
Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie
Anmeldung zu Lehrgängen, Fachtagungen, Deligiertenversammlungen :
Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum
Beantragung von Spielerpässen und Lizenzen (Schiedsrichter, Übungsleiter etc.) :
Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum
Meldung zur Teilnahme am Spiel- und Wettkampfbetrieb :
Vor- und Zuname, Geschlecht, Geburtsdatum
Die Übermittlung der jeweiligen Meldungen erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren (Online) oder schriftlich.
5.5. Weitergabe von Daten an im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
5.5.1. Weitergabe von Daten im Rahmen öffentlicher Aktivitäten und Veranstaltungen
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über öffentliche Vereinsaktivitäten und sportliche Veranstaltungen werden personenbezogene Daten in der Tagespresse, in Verbandsbandszeitungen und in der Vereinschronik sowie auf dem Internetauftritt des Vereines veröffentlicht bzw. weitergegeben. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen wie:
Die Nutzung und Weitergabe von Fotos im Rahmen öffentlicher Aktivitäten und Veranstaltungen erfolgt im Rahmen des § 23 KUG (Kunst – Urheber Gesetz). Die DS-GVO enthält selbst keine ausdrücklichen Regelungen zum Umgang mit Fotos von Personen.
Ohne die nach § 22 erforderliche Einwilligung dürfen verbreitet und zur Schau gestellt werden:
Die Befugnis erstreckt sich jedoch nicht auf eine Verbreitung und Schaustellung, durch die ein berechtigtes Interesse des Abgebildeten oder, falls dieser verstorben ist, seiner Angehörigen verletzt wird.
Die Nutzung und Weitergabe von Fotos die nicht durch die Tatbestände nach § 23 (1) KUG gedeckt sind, erfolgt nur wenn eine entsprechende Einwilligung vorliegt (z.B. Mannschaftsfotos außerhalb von Turnieren). Bei Minderjährigen muss die Einwilligung auch durch die Erziehungsberechtigten erfolgen.
5.5.2. Weitergabe von Daten im Rahmen nichtöffentlicher Aktivitäten und Veranstaltungen
Die Veröffentlichung von Daten, Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen oder Vereinsaktivitäten (Vereinsfeiern o. ä.) gemacht werden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der betreffenden Personen im Einzelfall. Bei Minderjährigen muss die Einwilligung auch durch die Erziehungsberechtigten erfolgen. Dies betrifft auch Daten und Fotos die in der Vereinschronik verwendet werden. Die Einwilligungserklärung ist nicht auf andere Ereignisse übertragbar.
5.6. Weitergabe von Mitgliedsdaten an Sponsoren und Werbepartnern
Zur Finanzierung der Vereinstätigkeit kooperiert der Verein mit Sponsoren und Werbepartnern. Für die Weitergabe von Daten und Fotos der Mitglieder gelten die unter Pkt. 5.5. getroffenen Regelungen.
Eine Weitergabe von Mitgliederdaten zu werblichen Zwecken durch die Sponsoren und Werbepartner wird vertraglich durch den Verein ausgeschlossen.
5.7. Weitergabe von Mitgliedsdaten an Geldinstitute
Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Harzsparkasse weitergeleitet. Für den Bankeinzug ist eine gesonderte Einwilligung der Mitglieder erforderlich.
5.8. Weitergabe von Mitgliedsdaten an Versicherungen
Anfragen einer Versicherung Zu Daten von Mitgliedern werden ausschließlich im Rahmen der Schadensabwicklung in notwendigem Umfang beantwortet. Vor Auskunftserteilung wird das Mitglied hierzu angehört.
5.9. Kreis der Zugriffsberechtigten auf Daten
Die Mitglieder des Vorstandes erhalten Zugriff auf die Daten nach Pkt.2.1. a)-e), inklusive der Ergänzung, Änderung und Löschung von Daten. Alle Datenänderungen werden im Rahmen der Mitgliederverwaltung protokolliert.
Die Übungsleiter erhalten Lesezugriff auf die Datenpakete a) – d) aller Mitglieder.
6. Rechte
Den Mitgliedern stehen unter den in den Artikeln der DSGVO jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
Die Rechte gelten auch für Daten die vor Inkrafttreten der DGSVO sowie Bekanntgabe der vorliegenden Datenschutzordnung erhoben wurden.
6.1. Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten
Das Verfahren zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten richtet sich nach Art. 16 und 17 EU-DSGVO.
Die Anforderungen werden im Verein wie folgt umgesetzt:
a.) Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn diese unrichtig sind. Die Berichtigung erfolgt zeitnah jedoch spätestens innerhalb eines Monats.
b.) Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn:
Die Löschung der Daten erfolgt unverzüglich.
c.) Anstelle der Löschung sind personenbezogene Daten für die weitere Verarbeitung zu sperren, wenn für Sachverhalte, für die diese Daten erhoben wurden, besondere Aufbewahrungsfristen gelten.
Dies betrifft in nicht abschließender Aufzählung: Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Verwendungsnachweise in Zusammenhang mit öffentlicher Förderung, steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen. Gleiches trifft zu, wenn die personenbezogenen Daten Bestandteil rechtlicher Ansprüche für oder gegen den Verein sind. Personenbezogene Daten werden weiterhin gesperrt, soweit ihre Richtigkeit vom Betroffenen bestritten wird und sich weder die Richtigkeit noch Unrichtigkeit feststellen lässt.
Soweit gesperrte oder gelöschte personenbezogene Daten zu einem früheren Zeitpunkt nach Pkt. 5. dieser Ordnung veröffentlicht wurden, wird der Verein unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologien und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen treffen um die Löschung durchzuführen hierzu zählen u. a. Anpassung Webseiten u. ä (Recht auf Vergessen). Beim Ausscheiden oder Wechseln von Funktionsträgern wird sichergestellt, dass sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden und keine Kopien und Dateien und auch keine Zugriffsberechtigungen beim bisherigen Funktionsträger verbleiben.
Die Datenkategorien a.) gem. Pkt. 2.1. werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Archivierung der Zusammensetzung der Mannschaften sowie der Vereinsentwicklung zugrunde.
6.2 Technische Beschreibung der Datenlöschung
Personenbezogene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank nach Ziffer 3 dieser Ordnung Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Verein die sichere Löschung von personenbezogenen Daten wie folgt um:
6.3. Hinweis auf das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landes- beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Sachsen - Anhalt zur Verfügung. Die Beschwerde kann online unter https://datenschutz.sachsen-anhalt.de/nc/service/online-formulare-des-landesbeauftragten/beschwerde-anfrage/ eingereicht werden.
7. Organisatorisches
7.1. Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
Nach Prüfung des gesetzlichen Grundlagen (BDSG - neu und DSGVO) stellt der Verein fest, dass:
Somit liegt keine gesetzliche Verpflichtung vor, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Der Vereinsvorstand kümmert sich daher selbst um die Einhaltung des Datenschutzes durch den Verein.
7.2. Verpflichtung auf Wahrung des Datengeheimnisses
Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, werden schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.
7.3. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Der Verein führt ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DS-GVO.
7.4. Dokumentation zum Datenschutz
Die Erfüllungen der Verpflichtungen zum Datenschutz werden durch den Vorstand des Vereins dokumentiert. Die Dokumentation kann auf Antrag von jedem Mitglied beim Vorstand eingesehen werden.
7.5. Informationspflicht
Erfolgt eine Erhebung personenbezogener Daten direkt bei der betroffenen Person, so hat der Verein aus Gründen der Transparenz von Datenverarbeitungsprozessen zum Zeitpunkt der Datenerhebung eine entsprechende datenschutzrechtliche Unterrichtung vorzunehmen (Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO).
Die vorliegende Datenschutzordnung ist Bestandteil der datenschutzrechtlichen Unterrichtung zur Erfüllung der Informationspflichten gem. Art. 13 DS-GVO) und wird den Mitgliedern bei Eintritt in den Verein bekannt gegeben.
Für Mitglieder die vor Inkrafttreten der vorliegenden Ordnung dem Verein angehören angehörten, wird die vorliegende Datenschutzordnung auf der Homepage des Vereins veröffentlicht und zum download bereitgestellt. Ein Verweis auf den entsprechenden Link erfolgt auf der Pinwand im Sportbüro.
7.6. Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am xx.xx.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
Blankenburg den 22.06.2018
Der Vorstand
Quelle: Thomas Lilienthal
„Dieser Text basiert auf einem durch den SFV Feuerblume e. V. unter einer CC-BY-SA 4.0 Lizenz veröffentlichten Dokument und wurde individuell angepasst.“
SV Lok Blankenburg 1949 e.V.
Abteilung Leichtathletik
Matthias Heede
Am Sportplatz 11, 38889 Blankenburg (Harz)
Telefon: 03944/ 61418
Email: matthiasheede(at)gmail.com
Trainingszeiten:
Dienstag 16:00 - 19:30 Uhr
Donnerstag 16:30 - 19:30 Uhr
Laufgruppe Montag, Mittwoch und Freitag
Bitte die Altersgruppen beachten!
